Mail Archiv

Revisionssichere Archivierung mit MailStore (ISP)

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Eigentlich gibts da wenig zu deuteln und diskutieren:
Die GoBD schreibt vor, dass steuerlich relevante eMails archiviert werden müssen.

Steuerlich relevant sind:

- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,

sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

 

E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind.

 

Mehr zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden sich z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de).

 

Im Rahmen der revisionssicheren E-Mail-Archivierung müssen die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell lesbar

über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form abgelegt werden. Das schreibt das Gesetz vor.

Wichtig: ein Verschieben von Mails nach Erhalt in Ordner genügt nicht (ist nicht manipulationssicher). Mails müssen unmittelbar bei Zustellung archiviert werden.

Für uns als ISP war wichtig, eine einfache, kostengünstige und rechtsichere Lösung für das Archiv Dilemma anzuschaffen.

Wir haben uns für die MailStore Service Provider Edition (Mailstore ISP) entschieden und das Produkt im November 2019 mit einigen Testkunden implementiert.

Mailstore (ISP) funktioniert mit roNet POP/IMAP Postfächern und Outlook 365 Postfächern.

Preise und Pakete

 

pro Monat / Monatsabo

 

Instanz (pro Kunde)

9,99 (Inkl. 150 GB Archiv)

 

1-4 Postfächer

4,05

 

5-9 Postfächer

3,80

 

10-19 Postfächer

2,90

 

20-50 Postfächer

2,60

 

Weitere 100 GB

7,90

 

 

 

 

Preise zzgl. MWSt / Setup: 0 €. Vertragslaufzeit: monatlich.

 

 

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